¿Qué es la razón social y para qué sirve?

En otra entrada de este glosario hablamos de la diferencia que existía entre el CIF- razón social-, y el NIF antes de que el primero pasase a convertirse en parte del segundo. El primero servía para identificar a las personas jurídicas y el segundo se empleaba en exclusiva para las personas físicas hasta el cambio de ley. Pero, aparte de un número, otra forma de identificar a las personas es a través de su nombre. Y si las personas físicas tienen nombre y apellidos, el equivalente para las personas jurídicas es lo que se conoce como razón social.

Para qué sirve la Razón Social

Al igual que nuestro nombre y apellidos, el que se le pone a la empresa servirá no solo para identificarla, sino también para realizar los trámites formales, jurídicos y administrativos correspondientes a su actividad. Esto quiere decir que la Razón Social será el nombre que se escoja para que figure en las escrituras de las empresas y sus documentos fundacionales, así como el resto de documentación formal o legal pertinente.

De esta manera, la Razón Social permite identificar a la persona jurídica responsable de un negocio bajo una denominación no comercial y que le permite diferenciarse legalmente del resto de personas jurídicas que desarrollen actividades mercantiles.

Por otro lado, el registro de la Razón Social ofrece la garantía y seguridad necesarias sobre la existencia legal de una empresa tanto para el Derecho como para el usuario o cliente de la misma.

Razón Social de empresas y autónomos

El nombre que las empresas escojan para identificarse de manera legal en el mercado dependerá del tipo de sociedad que se quiera registrar. Es decir, tiene que cumplir unos requisitos determinados. El más importante hace referencia a su denominación subjetiva (el nombre y apellidos del titular o el titular y socios) y denominación objetiva (un nombre inventado). Por ejemplo, las Sociedades Anónimas y Limitadas pueden escoger entre la denominación subjetiva u objetiva para el nombre de sus escrituras.

Además, la Razón o Denominación Social debe ser única para cada empresa. Por esa razón, se recomienda elaborar un mínimo de cinco opciones distintas a la hora de registrarlo, para evitar presentar uno que ya exista y que se rechace la solicitud por riesgo de plagio.

Otro requisito legal a tener en cuenta es que el nombre de la actividad que aparezca en la razón social no puede hacer referencia a una actividad que no desempeñe la empresa. En el caso de que estemos registrando un negocio editorial de libros, no podría denominarse Idiomas Juan Pérez, sino Editorial Juan Pérez, por ejemplo.

Para los autónomos, la Razón Social vendrá constituida por el nombre de la persona que realice el trabajo.

Diferencia entre Razón Social y Nombre Comercial

Hay que tener cuidado de no confundir la Razón Social con el Nombre Comercial. La Razón Social es el nombre de la persona jurídica y el Nombre Comercial, el del negocio. Esto no quiere decir que no puedan coincidir en algunas ocasiones. Pero, por regla general, se suelen emplear denominaciones distintas para diferenciar a la empresa de las actividades realizadas que las desarrolla.

De manera sencilla, la Razón Social no es más que el nombre que aparece en las escrituras de constitución y sirve como identificador de la persona jurídica junto al resto de socios con responsabilidad jurídica y legal.

El Nombre Comercial, por su parte, se empleará como denominación pública de la actividad que desarrolle la empresa en el mercado. Si vemos la factura que nos dan en las tiendas o leemos la etiqueta de información que está pegada en el lomo de un producto de supermercado, podemos comprobar que, bien en la parte superior de la primera, bien en algún lado de la segunda, figura otro nombre que identifica la Razón Social de la empresa que ofrece el servicio o comercializa un producto.

Según establece el artículo 413 del Reglamento de Registro Mercantil, en su apartado primero, «No podrá autorizarse escritura de constitución de sociedades y demás entidades inscribibles o de modificación de denominación sin que se presente a Notario la certificación que acredite que no figura registrada la denominación elegida».

Por tanto, la empresa tiene que obtener un certificado favorable del Registro Mercantil Central antes de poder registrarse como tal. Para ello, deberá presentar la escritura de constitución donde, además de los requisitos mencionados en el apartado 2 de este glosario y de acuerdo con el artículo 22 del Real Decreto Legislativo 1/2010 de la Ley de Sociedades de Capital, también tienen que aparecer:

1. La identidad  del socio o socios.
2. La voluntad de constituir una sociedad de capital, con elección de un tipo social determinado.
3. Las aportaciones que cada socio realice o, en el caso de las anónimas, se haya obligado a realizar, y la numeración de las participantes o de las acciones atribuidas a cambio.
4. Los estatutos de la sociedad.
5. La identidad de la persona o personas que se encarguen inicialmente de la administración y de la representación de la sociedad.