5 razones por las que necesitas un servicio de secretaría virtual

En este artículo aprenderás las 5 razones por las que necesitas un servicio de secretaría virtual ; La pandemia que padecemos en la actualidad ha obligado tanto a empresas como gobiernos a tomar medidas de urgencia inmediatas con el fin de evitar la expansión del virus y proteger a la población de su contagio. Esto implica detener una buena parte de la economía, con las consecuencias evidentes para naciones, empresarios y empleados. En general, los principales afectados son los negocios que se encuentran en la calle, como tiendas, restaurantes o gimnasios, obligados a echar el cierre o emitir Ertes con carácter temporal indefinido.
Respecto al resto de empresas, disponen de una vía con la que continuar desarrollando su negocio: el teletrabajo. Esta opción ya se estaba empleando con cierta frecuencia en determinados sectores o puestos, aunque casi siempre combinada con la actividad presencial. Pero, ahora mismo, se ha convertido en la única alternativa a la plena paralización corporativa.

Cuando el peligro de infección y enfermedad termine, porque va a terminar, tendremos que analizar lo sucedido y ver las consecuencias que depara en nuestra forma de ver la vida y entender el trabajo. Una de ellas afectará, evidentemente, al planteamiento de la actividad laboral. Sobre todo en lo relativo al trabajo virtual. Porque esta opción está demostrando su gran utilidad no solo en caso de crisis, sino en cómo va a transformar el trabajo cuando se levante el estado de emergencia internacional.
A partir de ese momento, las empresas tendrán que valorar la necesidad de mantener ciertos puestos laborales con el formato presencial. El impacto económico que vamos a sufrir se compensará con ayudas estatales, pero también con recortes. Las empresas grandes van a sufrir sus propios problemas, pero saldrán adelante. Pero, para los autónomos y Pymes, los servicios virtuales pueden convertirse en la garantía de su supervivencia.

Razones para contratar el servicio de secretaría virtual

Uno de los servicios más efectivos dentro del teletrabajo es el puesto de secretaria virtual. En realidad, ya hemos empleado esta función cuando salimos de la oficina y mantenemos el contacto a través del teléfono o del correo electrónico para estar al tanto de las novedades laborales. Solo que, esta vez, seremos nosotros quienes estemos en la oficina y la secretaria se encontrará fuera de la misma.

Sin embargo, si no contamos con una persona específica para ocupar este puesto, aquí os explicaremos una serie de razones por la que recomendamos la contratación de su servicio que, como comprobaréis, aportan no solo beneficios sino una ayuda mayúscula de cara a afrontar el presente y futuro derivados del COVID-19

Comunicación siempre abierta con los clientes

Tras la orden de encierro, ha quedado clara la importancia de la comunicación virtual a la hora de mantener activo el sistema de trabajo. Pero, como decíamos antes, las secretarias llevan empleando la comunicación a distancia desde su integración al mundo laboral, especialmente vía telefónica.

Si una empresa no ofrece un acceso para que sus clientes puedan ponerse en contacto con ella, sus opciones de supervivencia son mínimas. Bien sea a través de una cuenta de correo o un número de teléfono, las puertas de la comunicación deben de estar permanentemente abiertas para toda aquella persona que desee solicitar información, pedir una cita, quejarse por un problema o solucionar una duda o problema que le haya surgido.

En principio, cualquiera de los empleados –o nosotros mismos- podemos atender a cualquier llamada que recibamos. No obstante, como veremos a continuación, tal vez no sea la idea más recomendable.

Mejora de la imagen profesional con el servicio de secretaría virtual.

Hay muchas cosas que somos capaces de hacer pero que dejamos en manos de otras personas más preparadas porque nos dan más seguridad. Es decir, confiamos en los expertos. El problema es que, cuando sabemos cómo manejar una herramienta, inmediatamente asumimos ese rol conocido, a nivel popular, como «de cuñado».

A nivel usuario, todos estamos capacitados para responder una llamada de teléfono. Pero hacerlo de manera profesional es diferente. No solo por la calidad del servicio, sino por la imagen que se transmite. Cuando contestamos el teléfono, lo hacemos como personas. Cuando atiende la llamada una secretaria, habla la voz de una empresa.

Por tanto, la imagen que se transmite es de profesionalidad. Corrijo; la imagen y el trato. De esta manera, quien realice la llamada entenderá que está contactando con expertos, confiando en el acto en el valor del trabajo o servicio que le proporcionamos.

Aumento de productividad con el servicio de secretaría virtual.

El hecho de ofrecer una buena imagen profesional se traduce en la recomendación instantánea por parte de los clientes a sus conocidos. Sin duda alguna, esto redundará en un aumento de actividad laboral. Más trabajo significa más ingresos, posibilidad de expansión y seguridad de crecimiento. Pero, también, más estrés.

El estrés laboral es inevitable. Lo vamos a sufrir con independencia de contar con una secretaria virtual. La diferencia es que, si contamos con una persona que se encargue en exclusiva de atender las llamadas recibidas, reduciremos la tensión que produce estar pendiente del teléfono.

Al eliminar ese factor del trabajo, los empleados pueden concentrarse en mejor. Es decir, hemos eliminado un elemento de distracción en sus responsabilidades. Por supuesto, tendrán que atender alguna llamada todavía. Pero estará relacionada con su actividad profesional. Lo que está comprobado es que, quitando las interrupciones de las llamadas no relacionadas, el empleado trabaja más tranquilo. Por esta razón, una secretaria virtual asegura el aumento de productividad laboral efectiva.

Reducción de costes laborales

Si no contáis con una secretaria virtual en vuestros negocios, es obvio que la contratación de una supondrá un coste en lugar de un ahorro. No obstante, si comparamos los costes laborales entre una secretaria física y una virtual, la diferencia entre sus gastos es significativa. La primera cuenta con una serie de costes legales a los que hay que añadir su salario. Las segundas, por el contrario, funcionan con una tarifa fija. Porque no estamos contratando a una persona sino un servicio.

La principal ventaja derivada de esta contratación es que no afecta en absoluto a la estructura de la empresa. No necesitan un espacio, ni una mesa ni tampoco una ubicación específica en la oficina, ya que estarán siempre presentes en un ordenador o teléfono móvil. Por tanto, no requiere realizar una inversión mobiliaria.

Además, su condición de servicio y no de empleada supone que podemos contar con la secretaria virtual en cualquier momento. Es decir, no le afectan las enfermedades estacionales, el tráfico, la maternidad o las vacaciones.

Organización de la agenda

Generalmente, asociamos el trabajo de una secretaria con la atención telefónica. Tanto, que nos olvidamos de la otra función que desarrolla en las empresas: mantener actualizada la agenda de actividades. Si nos imaginamos el trabajo que realizamos como una obra de teatro, la secretaria sería el guión.

De esta manera, el papel que desempeñemos en el escenario laboral dependerá de cómo esté estructurada la agenda. Por ejemplo, qué reuniones tenemos ese día, los cambios de última hora que se hayan producido, las citas importantes que no se nos pueden pasar o los compromisos administrativos que debamos cumplir antes de la fecha límite.

Para evitar que esas responsabilidades adquiridas «se nos pasen», resulta mucho más efectivo contar con alguien a cargo del manejo de la agenda que hacerlo por nuestra cuenta. ¿Qué mejor persona que quien recibe la información y los cambios de primera mano?