Cómo organizar y programar la jornada laboral

Si quieres aumentar la efectividad en tu trabajo, este artículo te mostrará cómo organizar y programar la jornada laboral para obtener el mayor rendimiento posible a tu día a día. Aunque no a modo de guía para cada profesión, porque cada una posee sus propias características y no tengo la menor intención de escribir un texto similar en tamaño al BOE.

No; lo que a continuación verás en estas líneas es un conjunto de recomendaciones, sugerencias y actitudes para optimizar el tiempo laboral, con independencia del trabajo que realices. Así que espero que les eches un ojo, porque, aparte de ser muy útiles, las necesitas.

Cómo organizar y programar la jornada laboral

Mi mesa de trabajo es un desastre. Algunas veces la veo y pienso que ha entrado alguien a robar. Sin embargo, dentro de todo ese revoltijo existe un orden. Quiero creer que lo hay, tengo la certeza de que sigo un patrón peculiar, indescifrable, invisible a la lógica humana. Tal vez cause una mala impresión a quien lo vea, o que dé una imagen de persona desorganizada. Pero, ya sabes lo que se dice sobre los libros y sus portadas.

Por otro lado, no trabajo de cara al público. Así que, sinceramente, ese caos no me supone un problema. Es más, me permite tener a mano todos los recursos que demanda mi puesto. Esto quiere decir que no malgasto tiempo buscando información, datos o lo que sea cuando me toca escribir un artículo. Con extender un brazo, canto bingo.

Lo que te quiero decir con esto es que, si quieres aprender a organizar tu tiempo, organiza tus recursos de la manera más productiva primero. Tu mente debe reaccionar como el público con un rapero. Cuando él dice «hey», ella dirá «hoo». Es decir, que cuando un cliente diga «hay un problema con la factura de mayo», sabrás localizarla de inmediato para tenerla en tu pantalla.

La importancia de saber manejar bien una agenda

Como profesional, conoces la importancia de cada minuto de tu tiempo. Pero, por desgracia, el tiempo se comporta como un caballo desbocado. La única manera de ponerle riendas es mediante un horario, aunque lo reajustarás varias veces hasta controlarlo.

El elemento más efectivo del que dispones para este objetivo es la agenda. Seguro que ya la has usado muchas veces para apuntar citas y reuniones. Así me ahorro la explicación de su uso. Sin embargo, ¿anotas algo en los huecos en blanco?

Por ejemplo, para las actividades a primera hora de la mañana. En general, nuestro rendimiento crece de manera exponencial con el sol. A partir de mediodía, se mantiene pero, según llega la tarde, decae. No hace falta ningún estudio científico que lo pruebe, porque es una mera cuestión de disponibilidad de energía. Aun así, te diré que se llama ritmo circadiano.

De esta manera, organiza tus tareas en función de su intensidad. Si requieren mucho esfuerzo, hazlas cuando más fuerzas tengas. No las dejes para el final, porque tardarás más tiempo en completarlas. Aprende a organizar tu trabajo con los ritmos circadianos de tu cuerpo y notarás el ahorro de tiempo que supone respetar los patrones biológicos.

El estrés positivo

Desde que la medicina incluyó al estrés dentro de la categoría de enfermedades laborales, su mera mención como herramienta de trabajo es tabú. Sin embargo, es hora de aclarar la diferencia entre un exceso de estrés y su uso eficiente.

Nadie, en su sano juicio, prohibiría el café en el trabajo. Al fin y al cabo, se trata de una bebida estimulante que te da esa chispilla de energía para activarte. Pero, si te excedes con su consumo, te quemas con la energía.

Con el estrés pasa lo mismo. A partir de la quinta taza, los riesgos de sufrir una enfermedad cardiovascular aumentan un 22%. Pero, si usas el estrés de manera razonable, tu actividad mejorará sin perjudicarte la salud.

Si quieres saber cómo organizar y programar la jornada laboral con un estrés eficiente, ponte horarios ajustados para terminar las tareas de oficina más importantes. O divide la mañana en dos partes, con una serie de objetivos dentro de cada una. Cuando las completes, prémiate con unos minutos de descanso para relajar el estrés. De esta manera, será tu aliado, no un enemigo muy peligroso.

Cómo organizar y programar la jornada laboral mediante recursos

Me acabo de dar cuenta que he cometido un error. Te he hablado antes sobre mi mesa de trabajo en presente en lugar de en pasado. Hace años tenía así esa mesa. Ya, no. Porque, gracias a la tecnología, dispongo de toda la información que necesito en Internet, en la nube y en las carpetas de mi disco duro.

La propia palabra ordenador, de hecho, indica claramente la función que realiza y la importancia de la transformación digital cuando quieres aprender cómo organizar y programar la jornada laboral.

Actualmente, apenas necesitas un portátil y un móvil decente si quieres montar una oficina. Puedes tener a la plantilla trabajando en remoto, siempre y cuando no se trate de una actividad presencial. Y, aun así, parte de este trabajo se adapta perfectamente a este esquema organizativo.

Externalización de servicios

Todo lo que hagas en tu trabajo consume tiempo. Pero, también, el resto de tareas que no están relacionadas con tu actividad laboral.

Sobre los temas no competentes a tu profesión, poco te puedo decir salvo que los harán mejor los especialistas en la materia. Al fin y al cabo, para eso pagas a una gestoría, por ejemplo.

Pero, piensa ahora en la atención telefónica o la gestión de correos. Esta última actividad representa cerca del 30% de tu tiempo laboral. No obstante, ambas funciones las realizan las secretarias. Y, si crees que son caras, es que no has descubierto las ventajas de una secretaria virtual para tu negocio.