Desde que pedí mi primera pizza por teléfono, descubriendo los beneficios de no tener que bajar a la calle, recorrer los 400 metros (o más) que distanciaban la casa de mis padres del restaurante, esperar el tiempo de preparación y horneo, regresar quemándome la mano con la caja, poner la mesa y dar buena cuenta de la especialidad italiana, los avances de la tecnología no han hecho más que avanzar. Podemos hacer la compra online, adquirir todo tipo de productos de cualquier parte del mundo desde nuestro salón, ligar sin ir a un bar, realizar cursos de formación en Internet… Es más; hasta podemos trabajar en pijama, porque no tenemos que ir hasta la oficina.Esto no significa que no podamos seguir realizando esas actividades a la vieja usanza. Basta con dar un paseo por la calle para comprobar que sigue habiendo supermercados, tiendas, bares, academias y oficinas. Porque, que nos quede claro, el futurista mundo virtual de las películas está todavía lejos de sustituir el mundo que conocemos. Aunque raro es el negocio que no combina lo moderno y lo antiguo. En especial, los dedicados a los servicios. Coma una secretaria on-line
Qué tipos de secretaria hay
Ahora mismo, tal día y hora como hoy, podemos encontrar dos tipos de secretarias en el mercado: las físicas y las virtuales. No mencionamos a las robóticas porque no son más que una grabación con una programación determinada cuya única función consiste en crear confusión y malestar a quienes llaman a dichos números. Sí, sí, claro; sirven para filtrar llamadas de manera efectiva. Una… (improperio). Te acaban pasando con una persona que te vuelve a preguntar lo mismo.
Una vez ventiladas ciertas frustraciones del pasado, continuaré. Como su nombre indica, una secretaria se encargaba, originariamente, de guardar la confidencialidad del trabajo y correo de sus empleadores. Y no eran mujeres, sino hombres, quienes se encargaban de tal función. Pero a finales del XIX, más o menos, se inventó la máquina de escribir. De pronto, se abrió un nuevo campo laboral para las mujeres, mucho más con la invención del teléfono y la aparición de las centralitas. Precisamente de éstas salieron las secretarias de oficina que conocemos actualmente.
Pero, de pronto, la máquina de escribir desapareció. Mejor dicho, se sustituyó por otra herramienta, también con teclas. Solo que más versátil. En efecto, estoy hablando de ordenador. Si bien los primeros modelos que llegaron a España ya eran antiguos para su época, poco a poco le cogimos el pulso del avance al mundo. Lo mismo le pasó al ordenador, que pasó de tener una serie de funciones concretas a aumentar la capacidad de sus recursos. Entre ellos, Internet. Esta tecnología, a su vez, ha dado origen a las secretaria on-line, pues los recursos cibernéticos también han ido creciendo desde su aparición hasta llegar a tal día y hora como hoy, ahora mismo.
¿Y qué las diferencia a la secretaria on-line?
Varias cosas. Aunque, en realidad, tienen más cosas en común que diferencias. Porque ambas prestan el mismo tipo de servicios. Solo que las tradicionales desde una oficina y, las otras, desde una ubicación determinada.
No obstante, esta distinción resulta un tanto simplista. Aunque acertada. Porque, si la localización es el factor más evidente a primera vista, hay otros que solo se pueden descubrir analizando sus características. En efecto, es lo que voy a hacer a continuación.
Por ejemplo, una secretaria física forma parte de la plantilla de la empresa. Con su contrato, Seguridad Social, convenio, sueldo fijo, cesta de Navidad y derechos. Es decir, que se trata de otro trabajador más. Sin embargo, una secretaria on-line es un servicio subcontratado por parte de la empresa. Esto quiere decir que tiene sus derechos, sueldo y gastos legales también, pero no corren a cargo del contratante. Eso sí, puede recibir la cesta de Navidad si su empleador es generoso (o generosa).
Relacionado con el punto anterior, una secretaria física puede faltar a su trabajo por enfermedad, vacaciones o infortunio puntual (pinchazo, inundación del hogar, etc.) mientras que la secretaria online prestará el servicio contratado con independencia de los devenires de la vida.
Respecto a sus horarios, los de ambas son regulables. Una secretaria física puede trabajar a jornada completa o a media jornada, en función de las necesidades de la empresa. En caso de tener que ampliar su horario laboral, obviamente, computará como horas extraordinarias. En cuanto a las secretarias online, dependerá de lo que desee quien contrate sus servicios. Puede ser para una franja horaria determinada o 24 horas. La única diferencia es que disponen de una mayor flexibilidad que sus compañeras físicas.
Solo nos queda hablar de sus funciones. Una secretaria física se encarga de la atención telefónica, responder el correo recibido y la gestión de la agenda de su empleador, fundamentalmente. Las secretarias online, también. Pero nada más. Es decir, que no ejercen de ayudantes personales, preparan café, habilitan la sala para las reuniones, atienden a los clientes, realizan encargos personales ni compran billetes de avión. Su misión es la prestar servicios de secretariado. Punto.
¿Cuál me conviene más?. Secretaria on-line o secretaria personal.
Esta cuestión, por supuesto, no me corresponde responderla de manera categórica. Lo que sí que puedo hacer es dar una serie de recomendaciones que podéis tener en cuenta o no. Con la información que os he proporcionado podéis tomar la decisión que creáis más conveniente. Pero, una vez más, confiad más en vuestro instinto.
Para empezar, todo negocio se va a beneficiar tanto de la contratación de una como de la otra. Da igual a lo que os dediquéis, que su cometido es el de encargarse del funcionamiento interno de la empresa. No necesitan saber temas técnicos, disponer de formación específica sobre una materia profesional ni conocer el manejo de maquinaria pesada. Ellas se encargan de que la comunicación con el exterior esté siempre abierta, atender con educación y profesionalidad a quien se ponga en contacto con la empresa y tener la agenda de actividades actualizada.
Pero, tened en cuenta las dimensiones de vuestra empresa. Una secretaria física ocupa un espacio. Tiene un coste fijo alto. Se va a ausentar durante varios momentos del año. Si tenéis un negocio pequeño, su rentabilidad va a ir acompañada de un gasto considerable y una disposición variable. Tal vez os interese más contratar a una secretaria online y disfrutar de sus servicios a un módico precio.
Por el contrario, si vuestro negocio es grande o requiere de contacto presencial constante, probablemente necesitéis contar con alguien a tiempo completo (o parcial) para que desempeñe otra serie de funciones. Ya os dado mi opinión. Ahora, podéis hacer con ella lo que queráis. Lo que sí que os agradezco es haber mantenido la lectura hasta esta línea.