Si buscamos en Google Maps el mapa de una ciudad, observaremos que, en las afueras de las mismas, se concentran la mayor parte de las fábricas. De la misma manera, las granjas de donde provienen nuestros alimentos se encuentran repartidas a lo largo y ancho de la geografía nacional de cualquier país que investiguemos. De esta simple manera podemos observar como, desde hace mucho tiempo, se aplicaba el concepto de externalizar la producción o externalización de tareas.
Sin embargo, la empresa moderna se ha caracterizado por centralizar sus funciones en grandes edificios con innumerables departamentos. Hasta que la Revolución Tecnológica hizo su irrupción y le dio la vuelta a ese estilo de organización. De pronto, la única herramienta que se necesitaba era un ordenador. Es más; ni siquiera se necesitaba acudir a la oficina, ya que ésta se podía instalar sin problemas desde casa.
Este hecho ha provocado la aparición de nuevos servicios, indispensables para cualquier negocio, que se pueden realizar desde cualquier ubicación, sin necesidad de contratar empleados. Y, al igual que las fábricas y granjas, resultan más económicos de mantener.
Gracias a este cambio, cualquier empresa pequeña o mediana cuenta con los recursos que parecían reservados en exclusiva para las grandes empresas quienes, a su vez, también se han dado cuenta de las ventajas económicas que supone subcontratar una serie de trabajos en lugar de mantener en plantilla a un alto número de empleados. En este artículo vamos a ver 10 de los más interesantes en la actualidad.
Atención al cliente como externalización de tareas
Sin duda alguna, el servicio fundamental de cara a dar seguridad y confianza a los clientes. Porque libera a los empleados de una tarea muy importante para el negocio, pero horrible para su concentración: el teléfono. Pero, claro, alguien tiene que hacerlo si se quiere crecer, ya que perder llamadas o contestarlas de manera poco apropiada redunda negativamente en la imagen que los clientes tendrán del negocio.
Si el negocio decide externalizar este servicio, dispondrá de un equipo de profesionales de la atención telefónica a su disposición que garantizarán la recepción de todas las llamadas que la empresa reciba con un trato profesional y agradable. Podrán dar información sobre el negocio, poner en contacto a la persona que llama con el empleado adecuado y mantener la agenda de actividades actualizada mientras el resto del equipo se dedica a lo que mejor sabe hacer: su trabajo.
Recursos Humanos
Uno de los departamentos clave en la empresa. Sin embargo, su actividad apenas tiene relevancia con el propósito del negocio. Es más; corre el riesgo de no estar al tanto de los requisitos necesarios en la actualidad. Como, por ejemplo, qué tipo de conocimientos son los más demandados por el resto de empresas.
Si el negocio decide externalizar este servicio, todos los requisitos legales de los empleados estarán actualizados y contarán con una mayor base de datos de potenciales contrataciones según requiera la empresa para un proyecto, vacante, sustitución o extensión de plantilla.
Marketing digital como externalización de tareas
Un buen equipo de marketing ofrece a la empresa una útil herramienta para aumentar sus ventas y ganar notoriedad en el mercado. Por supuesto, los planes de negocio se deben generar desde la propia empresa, ya que ésta es la que decide lo que quiere hacer y a quién quiere dirigirse. Pero, una vez establecidos, tal vez sea más recomendable que alguien que conozca este mundo desde fuera se encargue de poner los planes en marcha a través de los medios más efectivos del mercado.
Si el negocio decide externalizar este servicio, no solo contará con un equipo profesional en este campo, sino que se beneficiará de su conocimiento del mismo, además de contar con una serie de profesionales especializados en temas de comunicación, promoción y contenidos que aumentarán el impacto de sus planes.
Redes sociales
Reconozcámoslo; somos esclavos de las redes sociales. Nos encantan. No podemos vivir sin ellas. Y, sin embargo, las empresas han tardado demasiado tiempo en darse cuenta del poder que tienen. Porque permiten un acercamiento distinto al negocio, menos formal y más directo, además de mantener un contacto constante con el público. En otras palabras, son el elemento comunicacional más vivo con el que contamos en la actualidad.
Si el negocio decide externalizar este servicio, debe tener en cuenta que la parte de contacto con el público la seguirá realizando de manera interna. Lo que va a ganar con su externalización es estar al tanto de las nuevas tendencias, de las posibilidades con las que cuenta, acceso a recursos nuevos y una estrategia más efectiva dentro del mercado.
Contabilidad y Finanzas
Otra tarea importante con nula relación respecto a la actividad del negocio: la contabilidad. Eso sí, no llevarla o hacerlo mal supondrá una fuerte sanción por parte de la Administración. Así que más nos vale que todo cuadre y no haya cosas raras en los libros. De la misma manera, la parte financiera requiere conocimientos que no todo el mundo domina bien. Se puede contratar a un equipo para que se encargue del lado monetario de la empresa. Pero, ¿cuánto supone a nivel de costes que formen parte del negocio?
Si el negocio decide externalizar este servicio, adquirirá a verdaderos profesionales en la materia que podrán asesorar a la empresa sobre el mejor camino a seguir y, por supuesto, garantizar que todos los requisitos legales se cumplen a la perfección.
Diseño Gráfico externalizado
Cuando los recursos son limitados, lo normal es que la empresa invierta más en aquellos departamentos que se encarguen de cumplir los requisitos legales antes que en su imagen. Y con mucho sentido, por supuesto. Pero dejar la parte del diseño en manos de gente poco hábil crea un problema muy serio: la impresión que la empresa va dar a los clientes es de poca seguridad o profesionalidad.
Si el negocio decide la externalización de tareas de este servicio, estará poniendo su cara pública en manos de estilistas profesionales en la pasarela corporativa. Logotipos, material de contacto, página web, correos electrónicos, newsletters, presentaciones, ferias… Todo eso que entra por los ojos debe ser lo suficiente atractivo para que el cliente no salga por la puerta al vernos.
Gestión y Administración
Ya hemos visto que, todos esos departamentos que daban vida a la oficina de la empresa antigua se pueden contratar de manera externa. Obviamente, la gestión y administración son una de esas actividades que, si nos toca hacerlas a nosotros, añaden horas extra a nuestra jornada o no nos permiten alcanzar los objetivos del día.
Si el negocio decide la externalización de tareas de este servicio, literalmente se quitará todo el papeleo de encima. Además, supone un ahorro de costes y espacio físico altísimo.
Traducciones
Gran parte de la documentación profesional está en inglés. Y, si no, en otro idioma. Alguien se tiene que encargar de traducirla para no perder el pulso al mercado o enterarse de cómo realizar determinados procedimientos. De la misma manera, la misma comunicación puede ir en sentido contrario y se necesita contar con una persona capacitada para transmitir el mensaje íntegro, sin perder profesionalidad.
Si el negocio decide la externalizacilización de tareas de este servicio, tendrá la seguridad y garantía que ninguna palabra se perderá en traducciones. Pero, mucho más importante, evitará dedicar un tiempo muy elevado en cumplimentar una tarea. Porque traducir lleva tiempo, más de lo que la mayoría se cree.
Comerciales
Para conseguir nuevos clientes, necesitamos de un equipo que se encargue, de manera activa, en dar a conocer el producto o servicio al mercado. Además, deben de saber tratar de forma educada y correcta a sus interlocutores.
Si el negocio decide externalizar este servicio, contará con una fuerza de ventas activa durante toda la jornada laboral mientras la empresa se centra en responder a las expectativas de sus futuros clientes.
Servicios IT
Para conocer al mercado hay que conocer al cliente. En la actualidad, este trabajo de investigación es cada vez más sencillo gracias a los sistemas de captura y procesamiento de datos que ofrecen los servicios de «information technology», más conocidos por sus siglas en inglés: IT.
Si el negocio decide la externalización de tareas de este servicio, dispondrá de hábitos de consumo, uso y gustos del mercado que más se adecúe a sus objetivos. O descubrir un nicho nuevo sin explotar y con grandes posibilidades de éxito.