¿ Qué es un albarán y para qué sirve?
¿Qué es un albarán y para que sirve? Un albarán es un documento mercantil que certifica la entrega de un pedido. Para que tenga validez legal, el receptor debe firmarlo.
En el mundo empresarial un albarán, se emiten por duplicado. Una copia se entrega al comprador y la otra se la queda el vendedor. La primera permite controlar y comparar la mercancía recibida. La segunda sirve de justificante de entrega y de conformidad del cliente con el envío. En algunos casos, el transportista puede emitir un tercer documento, con el fin de corroborar la entrega por su parte.
El albarán no se debe confundir con la factura. El albarán certifica la entrega del pedido nada más. La factura certifica el pago del mismo, por lo que tiene efectos tributarios y validez fiscal, a diferencia del albarán, cuyo único valor es de comprobante de entrega.
El albarán suele ir acompañado de la orden de compra, un documento en el que el comprador indica cantidad y precio, entre otras cosas. Los dos juntos funcionan como pruebas de pedido y entrega, pero no de pago, a menos que haya una factura acompañando a ambas.
De esta manera, el cliente efectuará el pedido remitiendo la orden de compra y el distribuidor le entregará el albarán, para cruzar ambos documentos y firmarlos una vez comprobado que se han cumplido todos los requisitos solicitados. El transportista, a su vez, puede darle al cliente otro albarán con el que certificar que la entrega solicitada es correcta y ha sido satisfecha. Para certificar el pago y poder contabilizarlo, es necesaria la emisión y entrega de una factura.
Proviene de la palabra árabe baraá, que significa excepción, permiso o libre de responsabilidad. Tiene un origen religioso, dado que los baraás los entregaba Alá a los fieles que rezaban en la Lailat al bara’ah (Noche de la Inocencia). Posteriormente cambiaría su contexto para referirse a las cartas reales que conferían una merced, llamadas albalá.
Consideraciones legales de los albaranes
A pesar de su ausencia de valor fiscal, los albaranes son importantes en el mundo de los negocios por el mero hecho de que suponen una garantía de realización y entrega de un servicio o producto. Para los distribuidores y transportistas significan la aceptación de las condiciones, servicio o pedido. Para el cliente, la opción de reclamar cualquier incumplimiento del contrato antes de efectuar su pago a través de la factura.
Tipos de albarán
A la hora de emitir un albarán, podemos optar por uno de los dos modelos siguientes:
Albarán valorado
Un documento sencillo y único, donde se especifica el precio individual de cada producto, los descuentos que se haya decidido aplicar, el IVA y el precio total del pedido. Los albaranes valorados no necesitan ir acompañados de una factura
Albarán sin valorar
En este modelo se muestra el contenido del pedido junto a una descripción del mismo. No aparece, sin embargo, el importe de cada producto ni el total. Los albaranes sin valorar tienen que ir acompañados de una factura.
Datos que debemos incluir en un albarán
En España no se establece la estructura o contenido que debe tener el albarán, pero hay cierta información que es imprescindible incluir:
- Número de albarán
- Fecha de emisión
- Datos del cliente: nombre, apellidos y NIF (en caso de persona física) o razón social y CIF (en caso de persona jurídica).
- Otros datos: dirección y teléfono.
- Productos: un listado, en formato de tabla, con el nombre de los artículos incluidos en el envío, con detalles específicos de los mismos.
- Firma del cliente