¿Qué es y cómo hacer una factura rectificativa?

Como decían los romanos, errare humanum est. Es decir, que cometer errores es parte de la condición de ser humanos. Así que, a sabiendas de que, tarde o temprano, vamos a cometer un fallo, es bueno saber que contamos con medios adecuados para corregirlos. Por ejemplo, la factura rectificativa. En esta entrada hablaremos de ella, cuándo se emplea y cómo hacer una.

Qué es una factura rectificativa

Si una factura reconoce una deuda por venta o prestación de un servicio, la factura rectificativa se emite cuando el primer documento contiene algún fallo o incumple los requisitos legales necesarios. Pero también se puede utilizar para devoluciones de mercancías.

De esta manera, la factura rectificativa permite corregir dicho fallo. Además, a efectos contables, permite arreglar cualquier desajuste producido por la factura original. Por lo tanto, no solo subsana cualquier problema que se haya encontrado en la factura original, sino que tiene validez contable también. Una vez emitida, Hacienda devolverá el IVA que se haya pagado o cobrado por la factura que contenía el error.

Sin embargo, no es necesario emitir una factura correctiva cuando la factura contenga un error, pero el IVA no se ha liquidado todavía. En este caso, el problema se soluciona con el envío de una nota de crédito.

Plazo de emisión

La factura rectificativa se emite cuando alguna de las dos partes detecte un error en la factura original. Es decir, que no tiene por qué suceder en el momento de la entrega. Una vez que se comunica la presencia de un error, se emitirá la correspondiente factura rectificativa de inmediato. A menos que hayan transcurrido más de cuatro años desde la fecha de expedición.

Cómo se hace una factura rectificativa

En primer lugar, el documento debe indicar con claridad que se trata de una factura rectificativa. De esta manera, se puede emparejar con la errónea y no contabilizarse como una nueva. En caso contrario, será desechada por el receptor.

A continuación, hay que asignarle una numeración específica. Es decir, que los números señalen el carácter especial de la factura rectificativa de la misma manera que la nomenclatura mostrada en el punto anterior. En general, lo habitual es utilizar una letra (la R) seguida del dígito correspondiente y de manera ascendente. Por ejemplo, si se trata de la primera que emitimos, pondremos R-1.

Después, incorporaremos el número y fecha de la factura a corregir. Así, sabremos a qué factura corresponde la rectificación realizada.

Para terminar, cumpliremos con el resto de requisitos legales que especifican los artículos 6 y 7 del Reglamento de Facturación.

Cuándo se hace una factura rectificativa

El emisor de una factura está obligado a emitir una factura rectificativa, tal y como hemos explicado, cuando exista un error en la misma. Pero, ¿qué se considera un error? A continuación, mostramos los motivos que se consideran esenciales según la Ley:

• Error u omisión de algún dato identificativo.
• Importe total incorrecto.
• Un mal cálculo del tipo de IVA o cuota.
• Cualquier requisito incompleto que exige el Reglamento de Facturación.
• En caso de devolución de un pedido, ya sea total o parcial.